日常のさまざまなことがリモートで行われていますが、丁寧な仕事をすることが重要である点は変わりません。Dropbox の電子署名ソリューションである HelloSign を使うことで、重要な契約書の共有、署名、保存が 1 つのスムーズなワークフローで完結します。魅力的なツールだと思いませんか？ここでは、HelloSign の詳細や署名リクエストの送信方法など、詳しい情報をお伝えします。
簡単に言えば、HelloSign とは Dropbox ファミリーを構成する製品で、どこからでもドキュメントの署名や送信ができるツールです。誰かに署名してもらいたいドキュメントがある場合は、その人にドキュメントを送信して署名を依頼し、署名済みのドキュメントを受け取るまでのすべてがオンラインで完結します。販売契約書、新入社員のオンボーディング フォーム、税務書類、賃貸契約などを共有する必要がある方は、ぜひこの続きを読んでください。
HelloSign があれば、ドキュメントの印刷、記入、スキャン、メールやファクスでの送信など、すべてが不要になります。こうしたプロセスのすべてをパソコン上で行うことができます。紙の出番はありません。さらに、すべての操作を Dropbox 画面で行えるのです。Dropbox からの操作について詳しくは、こちらをご確認ください。
HelloSign で最初にすることはおそらく、署名依頼の送信でしょう。ここではその手順を紹介します。以下の手順に沿って操作をすれば、1 か月に 3 件までの署名依頼を送信できます。
- hellosign.com にログインします。
- ［署名または送信］をクリックします。
- 署名を依頼したいファイルを 1 つまたは複数選択します。
- パソコンからファイルを追加するには、［ファイルをアップロード］をクリックして表示される手順に従うか、「ファイルをドラッグ & ドロップ」と書かれている領域にファイルをドラッグ & ドロップします。
- サードパーティ製アプリからファイルを追加するには、ファイルを保存しているアプリのアイコンをクリックしてから、表示される手順に従います。
すべてのファイルを追加したら［次へ］をクリックします。
署名を依頼したい相手の名前とメール アドレスを追加します。
- 注：1 件の署名依頼で最大 20 人の署名者を追加できます。
［次へ］をクリックします。
左にあるサイドバーから、必要なフィールドをドラッグ & ドロップしてドキュメントに追加します。HelloSign エディタの使用方法についてはこちらをご覧ください。
［次へ］をクリックします。
［署名者へのメッセージ］で、ドキュメントのタイトルとメッセージを入力します。
［署名を依頼］をクリックします。
上記の手順が完了すると、依頼した相手にはドキュメントへの署名を求めるメールが届きます。相手はこのメールから署名方法を確認できます。送信するフォームや送信先を間違えてしまっても心配はいりません。署名される前に、ドキュメントを削除することができます。
署名者全員がリクエストを受けて署名をする前に、署名依頼をキャンセルできます。全員の署名が完了した後であれば、キャンセルする代わりにドキュメントを削除できます。
署名依頼をキャンセルするには、以下の手順に従います。
- hellosign.com にログインします。
- 左のサイドバーで［ドキュメント］をクリックします。
- キャンセルしたい署名依頼の隣にある「⁝」（縦の省略記号）にカーソルを合わせます。
- ［承認待ちを削除］をクリックします。
必要な修正を行った後で、フォームを再送しましょう
次は、これまでとは逆の状況を見ていきましょう。あなた自身が署名をする場合です。難しい操作はないので安心してください。まずはメールを受信するところから始まります。
- 署名の操作は、HelloSign からの署名依頼メールで始まります。［確認して署名］と書かれた青い四角をクリックします。
- 新しいウィンドウが開き、署名するドキュメントが表示されます。［はじめる］を選択します。
- 署名が必要な部分に緑の枠が表示されます。署名以外の操作（例：イニシャルやチェックボックス）が必要な箇所についても、操作指示と緑の枠が表示されます。
- 指示に従ってすべての項目を完了した後、右上にある青い［次へ］ボタンをクリックします。
最後に［同意する］をクリックします。下の画像が表示されたらすべて完了です。
これで、署名を依頼する側と依頼を受ける側での HelloSign の使い方がわかりましたね。他にも HelloSign について知りたいことはありませんか？ぜひ以下のコメント欄で教えてください。
