Dropbox の Basic プランでは、2 GB のストレージ容量をご利用いただけます。これが十分な容量かどうかは、使い方次第です。Dropbox Paper ドキュメントを保存するだけなら容量の上限に達することはないかもしれませんし、たくさんのフォルダをたくさんの人と共有する場合は容量不足になるかもしれません。ここでは、Dropbox Basic の容量と機能を最大限に活用するためのヒントをご紹介します。
Dropbox Basic では、パソコン、スマートフォン、タブレットを使って、どこからも簡単にファイルにアクセスでき、必要なデバイスから必要なファイルをアップロードすることができます。すべてのファイルを 1 つのアカウントにバックアップしなければ、と考える必要はありません。絶対に Dropbox に保存しておきたいファイルだけを選んでアップロードするようにしましょう。
本当は参加する必要のない共有フォルダに追加されてしまうことは誰にでもあるものです。親戚が海外旅行に出かけたときの写真を見るのは楽しいかもしれませんが、その共有フォルダにいつまでも Dropbox の容量を消費させておく必要はありません。共有フォルダを削除するには、そのフォルダ名にカーソルを合わせて共有アイコンを選択します。自分の名前の横に表示されるプルダウン メニューを選択してから、［自分のアクセス権を削除］をクリックしましょう。これだけの簡単な操作で、不要になった共有フォルダを削除できます。
Dropbox では、不要になったファイルを削除できます。そのとき、ファイルを間違って削除しては大変だと心配する必要はありません。ファイル復元機能を使えば、過去 30 日以内に dropbox.com から削除したファイルをどれでも簡単に復元できます。また削除したファイルではなく、編集したファイルを元に戻したいという場合は、バージョン履歴機能を使いましょう。同じく過去 30 日以内に Dropbox に保存した任意のバージョンに戻すことができます。この 2 つの機能があるので、ファイルを思い切って片付けるときにも安心です。
ビジネス用のファイルとプライベートなファイルを別々に保存して、個人用アカウントのストレージ消費を抑えましょう。
Dropbox Business をご利用の場合は、個人用アカウントとビジネス用アカウントの両方をパソコン、モバイル デバイス、dropbox.com で管理できます。この機能を使えば、ビジネス用と個人用のファイルを分けつつ、その両方にどこからでもアクセスすることができます。詳しくは、Dropbox の個人用アカウントとビジネス用アカウントをリンクする方法についてのヘルプセンター記事をご覧ください。
ストレージ容量をフル活用するもっとシンプルな方法は…実は、さらに容量を増やすことです。具体的な方法はこちらをご覧ください。
ここでは、ファイルとフォルダを適切な状態に保ち、重要なコンテンツのために容量を確保するヒントをいくつかご紹介しました。
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ストレージ容量を抑えるために、皆さんはどのような工夫をされているでしょうか？
